Ja, arbeidsgiver har på visse vilkår rett til å gjøre innsyn i arbeidstakerens virksomhetsrelaterte e-post. Dette blir regulert av personopplysningsforskriften kapittel 9. I denne artikkelen gis det en kort oversikt over reglene som gjelder ved arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-post.
- Hva menes med «innsyn»?
Med «innsyn» menes det at arbeidsgiver har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse. Hovedregelen er at dette kun gjelder innsyn i arbeidstakers virksomhetsrelaterte e-postadresse, og ikke private e-post.
- Når kan arbeidsgiver gjøre innsyn i e-post?
Arbeidsgiver kan gjøre innsyn i e-post når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Dette kan være praktisk hvis arbeidstaker er syk og arbeidsgiver har god grunn til å tro at det kommer virksomhetsrelaterte e-poster som arbeidsgiver trenger.
Arbeidsgiver kan også gjøre innsyn i e-post hvis arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakerens har gjort seg skyldig i grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, og som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. For eksempel mistenker arbeidsgiver at arbeidstaker rekrutterer kunder til en konkurrerende bedrift.
- Hvordan skal arbeidsgiver gå frem ved innsyn i e-post?
Før arbeidsgiver gjør innsyn, skal arbeidstaker bli varslet og ha mulighet til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsynet. Arbeidstaker skal også ha anledning til å være tilstede når arbeidsgiver søker, åpner og leser e-posten. Det er svært viktig at arbeidsgiver følger denne prosedyren og gjennomfører innsyn etter bestemmelsene for å ivareta arbeidstakers personvern og integritet. Hvis ikke reglene i personopplysningsforskriften blir fulgt, kan arbeidsgiver risikere å bli ilagt bøter fra Datatilsynet etter klage fra den ansatte. Et annet viktig poeng er at domstolen også kan nekte føring av e-postene som bevis dersom de ikke er innhentet på lovlig måte.
- Dette virker ikke så vanskelig, eller?
Det er mange forhold som arbeidsgiver må ta hensyn til før man igangsetter innsyn av arbeidstakerens e-post og filer. Arbeidsgiver bør vurdere om de kan gjøre mindre inngripende tiltak, som f.eks. å be arbeidstakeren om å videresende e-post som er relevante ved fravær eller lignende, før de setter i gang med innsyn i e-post. I tillegg bør arbeidsgiver tenke på sitt omdømme. Det er ikke positivt å være en arbeidsgiver som overvåker sine ansatte.
Som arbeidstaker er det også viktig å være oppmerksom på hvilke rettigheter en har når sjefen informerer om at de skal lese e-posten din.
Raugland Advokatene har lang erfaring og god kompetanse innenfor arbeidsrett og personvern. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale.
